Als kantoor vinden wij het belangrijk dat ook met andere partijen dan onze opdrachtgevers correct wordt omgegaan. Voor die partijen geldt deze klachtenregeling.

Artikel 1: Doelstelling

Deze klachtenregeling heeft als doelstelling het op een constructieve manier omgaan met klachten van debiteuren en andere derden, het bieden van een duidelijke procedure voor de behandeling van klachten en het bevorderen van de relatie tussen debiteur en FinCare Incasso. Over de inhoud van een zaak of werkwijze van de opdrachtgever van FinCare Incasso kan niet worden geklaagd.

Artikel 2: Definities

  1. Klacht: Elke schriftelijke uiting van ontevredenheid door een debiteur over de werkwijze van  of een medewerker.
  2. Klager: De debiteur die een klacht indient.
  3. Klachtenprocedure: De in deze regeling beschreven procedure voor de behandeling van klachten.
  4. Klachtenfunctionaris: E.A. Schot is de klachtenfunctionaris en coördinator maar kan deze taak aan medewerkers van FinCare incasso of daarvoor ingeschakelde derden delegeren.

Artikel 3: Indien van een klacht

  1. Klachten kunnen schriftelijk worden ingediend via het e-mailadres info@fincareincasso.nl of per post via ons kantooradres Edisonstraat 11 , 3261 LD  Oud-Beijerland.
    Mondelinge klachten vallen niet onder deze klachten- en geschillenregeling.
  2.  De klacht dient ten minste te bevatten: de naam en contactgegevens van de klager, ons dossiernummer indien van toepassing ,een duidelijke beschrijving van de klacht en eventuele relevante documenten. Deze gegevens worden voor dit doel geregistreerd, maar kunnen ook worden toegevoegd aan een dossier waarbij Klager is betrokken.
  3. De klacht dient in de Nederlandse taal geformuleerd te zijn. Indien dit niet het geval is, dient u zorg te dragen voor het aanbieden van een vertaling naar het Nederlands
  4. Een klacht ingediend via e-mail dient in de onderwerp regel duidelijk “KLACHT” te vermelden.  Indien ingediend per post dan dient bij onderwerp duidelijk “KLACHT” te worden vermeld. Dit om eventuele vertragingen te voorkomen.
  5. Indien niet duidelijk wordt voldaan aan de richtlijnen uit artikel 3 kan geen aanspraak worden gemaakt uit de termijnen van artikel 4 en artikel 5 van deze klachtenregeling.

Artikel 4: Ontvangstbevestiging

  1. Klager ontvangt binnen 2 werkdagen een ontvangstbevestiging van de klacht.
  2. In de ontvangstbevestiging is een kopie van deze klachtenregeling opgenomen en wordt de procedure en de termijn voor de termijn uiteengezet.

Artikel 5: Behandeling van de klacht

  1. De klachtenfunctionaris behandelt de klacht en kan daarbij alle betrokken partijen horen.
  2. De klachtenfunctionaris streeft ernaar de klacht binnen 6 weken na ontvangst af te handelen
  3. Indien afhandeling binnen deze termijn niet mogelijk is, wordt de klager hierover geïnformeerd en kan de termijn met maximaal 4 weken worden verlengd.

Artikel 6: Staken van behandeling klacht

  1. De afhandeling van de klacht kan worden gestaakt indien:
  2. De klacht betrekking heeft op een gedraging waarover eerder een klacht is ingediend en waarvan afhandeling van de klacht reeds heeft plaatsgevonden;
  3. De klacht betrekking heeft op een gedraging die langer dan zes (6) maanden geleden plaatsvond;
  4.  De klacht reeds is voorgelegd aan het oordeel van een rechterlijke instantie
  5. Uw belang dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is om over te gaan tot behandeling van de klacht;
  6. Ter zake daarvan een opsporingsonderzoek of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing van een strafbaar feit en ter zake daarvan een opsporingsonderzoek of vervolging gaande is.
  7. Indien de afhandeling van de klacht gestaakt wordt, ontvangt u hiervan een schriftelijke kennisgeving.
  8. Als wij tot de conclusie komen dat de klacht toch nog op informele wijze afgehandeld kan worden, zullen wij hiertoe overgaan.

Artikel 6: Uitspraak

  1. De klachtenfunctionaris doet uitspraak over de klacht.
  2. De uitspraak wordt schriftelijk medegedeeld aan de klager, inclusief de motivering.
  3. De kennisgeving wordt geformuleerd in duidelijke en begrijpelijke taal.

Artikel 7: Kosten

  1. U bent geen vergoeding verschuldigd voor eventuele kosten gemaakt bij de behandeling van de klacht.

Artikel 8: Geschillenbeslechting via Incassoklacht

  1. Bent u na de behandeling van uw klacht niet tevreden over de afhandeling, dan heeft u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij Incassoklacht.nl .  Incassoklacht zal het geschil aan de hand van hun geschillenregeling afhandelen.
  2. U kunt contact opnemen via https://incassoklacht.nl/

Artikel 9: Bewaartermijn

  1. Ten behoeve van een juiste klachtafhandeling verwerken wij uw (persoons)gegevens. Wij hebben het recht alle gegevens die te maken hebben met een klacht, twee jaar te bewaren vanaf het moment dat u in kennis bent gesteld van de ontvangst van uw klacht.

Artikel 10: Registratie en evaluatie

  1. Alle klachten en de wijze van afhandeling worden geregistreerd.
  2. Jaarlijks wordt door FinCare Incasso voor intern gebruik een evaluatie van de klachten en de klachtenprocedure uitgevoerd ten behoeve van ons kwaliteitssysteem.